Por que a gestão financeira é essencial para seu consultório?
Muitos consultórios odontológicos ainda definem seus preços de forma intuitiva ou “no sentimento”. Porém, em um mercado cada vez mais competitivo, essa abordagem pode comprometer a lucratividade e até a sustentabilidade do negócio.
A gestão de um consultório odontológico vai muito além de atender pacientes com excelência clínica. Ela envolve um conjunto de ferramentas e processos que permitem monitorar o desempenho financeiro, operacional e estratégico da clínica, garantindo que os objetivos estabelecidos sejam alcançados.
Neste artigo, vamos explorar dois conceitos fundamentais para a saúde financeira do seu consultório: o custo horário e a análise de marginalidade dos serviços.
O que você precisa para começar
Antes de mergulhar nos cálculos, certifique-se de ter:
- Software de gestão odontológica confiável – que permita exportar dados de pacientes, procedimentos, tempos e valores. Nossa sugestão é o software odontológico gratuito BlueDental. É essencial que todos os dados sejam inseridos com precisão desde o início. Você pode escolher entre as opções de softwares no mercado.
- Planilha eletrônica (Excel ou similar) – com conhecimento intermediário do programa. Há diversos tutoriais gratuitos disponíveis no YouTube e cursos acessíveis que podem ajudá-lo a dominar as funcionalidades necessárias.
Como Calcular o Custo Horário do seu Consultório
O custo horário é a base para precificar seus serviços de forma estratégica e rentável. Veja o passo a passo:
Passo 1: Identifique todos os custos
Divida os custos em duas categorias:
Custos Fixos (não variam com o volume de pacientes):
- Aluguel ou financiamento do imóvel
- Contas de água, luz e internet
- Salários da equipe
- Seguros
- Depreciação e manutenção de equipamentos
- Assinaturas de software
Custos Variáveis (dependem do volume de atendimentos):
- Materiais odontológicos e ortodônticos (anestésicos, consumíveis)
- Taxas de laboratório
- Comissões da equipe clínica
Fórmula: Custos Totais = Custos Fixos + Custos Variáveis
Passo 2: Calcule as horas produtivas
Determine quantas horas o consultório realmente opera produtivamente por ano:
- Considere as horas semanais de funcionamento
- Desconte feriados, férias e fechamentos
- Exclua tempo não-produtivo (tarefas administrativas, treinamentos, manutenções)
Fórmula: Horas Produtivas = Total de Horas Anuais – Horas Não-Produtivas
Passo 3: Divida os custos pelas horas produtivas
Fórmula: Custo Horário = Custos Totais ÷ Horas Produtivas
Passo 4: Adicione a margem de lucro desejada
Para garantir rentabilidade, adicione uma margem de lucro (por exemplo, 20-30%) ao custo horário.
Fórmula: Taxa Horária com Lucro = Custo Horário × (1 + Margem de Lucro)
Passo 5: Valide seus números
Compare a taxa calculada com referências do mercado e atualize seus dados regularmente.
Análise de Marginalidade: descubra quais serviços são mais lucrativos
Nem todos os procedimentos contribuem igualmente para o lucro do consultório. A análise de marginalidade ajuda a identificar quais serviços merecem mais atenção e investimento.
Passo 1: Identifique a receita por serviço
Use dados históricos do seu software de gestão para calcular a receita média de cada tipo de procedimento (limpezas, restaurações, implantes, etc.).
Passo 2: Calcule os custos variáveis de cada serviço
Identifique os custos diretamente associados:
- Materiais específicos
- Taxas de laboratório
- Uso de equipamentos especializados
- Compensação variável da equipe
Passo 3: Calcule a margem de contribuição
A margem de contribuição mostra quanto cada serviço contribui para cobrir os custos fixos e gerar lucro.
Fórmula: Margem de Contribuição = Receita do Serviço – Custos Variáveis do Serviço
Passo 4: Aloque os custos fixos
Distribua uma parcela dos custos fixos para cada serviço, baseado em:
- Tempo necessário para o procedimento
- Tempo de ocupação da cadeira
- Contribuição relativa de receita
Exemplo: Se um procedimento leva 30 minutos e os custos fixos por hora são R$ 400, o custo fixo alocado seria R$ 200.
Passo 5: Calcule a margem de lucro final
Fórmula: Margem de Lucro = Receita do Serviço – (Custos Variáveis + Custos Fixos Alocados)
Exemplo Prático
Limpeza Dentária:
- Receita: R$ 200
- Custos variáveis: R$ 60
- Custos fixos alocados: R$ 40
Margem de Contribuição: R$ 200 – R$ 60 = R$ 140
Margem de Lucro: R$ 200 – (R$ 60 + R$ 40) = R$ 100
Este procedimento contribui com R$ 100 para o lucro total do consultório.
Como usar essas informações estrategicamente
Com esses dados em mãos, você pode:
- Ajustar preços de serviços com alta demanda mas baixa lucratividade
- Otimizar o mix de serviços focando em procedimentos de alta margem
- Reduzir custos em serviços de baixa margem
- Tomar decisões de investimento priorizando equipamentos e treinamentos que melhorem a eficiência dos serviços mais lucrativos
- Planejar campanhas de marketing promovendo procedimentos estratégicos, além de ações básicas de divulgação
Conclusão
O controle de gestão não é apenas “fazer contas” – é ter clareza sobre a saúde financeira do seu consultório e tomar decisões baseadas em dados reais. Calcular o custo horário e analisar a marginalidade dos serviços são ferramentas poderosas que transformam a forma como você precifica, investe e cresce.
Comece implementando essas análises gradualmente. Com o tempo, você desenvolverá uma visão estratégica que elevará seu consultório a um novo patamar de eficiência e lucratividade.