Conseguir os primeiros clientes para sua clínica odontológica não é uma tarefa muito fácil.

Principalmente se você estiver no começo, sem reconhecimento na região e no mercado.

É neste ponto que os convênios odontológicos se tornam uma opção alternativa para doutores e doutoras que buscam expandir suas clínicas e consultórios, aumentando seu faturamento. 

Com a pandemia, os brasileiros tiveram uma maior conscientização da importância de cuidar da saúde bucal. Com isso, mais de 27,2 milhões de pessoas já têm um plano odontológico no país.

É inegável que o credenciamento em convênios é uma maneira fácil de gerar tráfego de pessoas para o consultório, mas não deve ser sua única estratégia.

É preciso procurar outras formas de captar clientes particulares, isto é, pessoas que procuram sua clínica por livre e espontânea vontade e/ou necessidade.

Clientes particulares trazem mais rentabilidade, maior fidelidade e crescimento a longo prazo.

Como todo processo, existem vantagens e desvantagens neste modelo de negócio.

Atender por convênios é ótimo para quem está começando e ainda não tem uma carteira de clientes. 

Ainda assim, com o passar do tempo é fácil perceber que o negócio não é rentável.

Vamos conhecer um pouco melhor desta modalidade de atendimento e entender se é ou não uma boa alternativa para você.

Vem com a gente!

Credenciamento e convênios odontológicos

O que são?

O convênio odontológico é um tipo de negócio que vende serviços, mas que terceiriza a execução. 

Já o credenciamento odontológico, no qual o convênio oferece aos seus pacientes uma lista com os estabelecimentos credenciados onde podem receber atendimento. Neste caso, são clínicas ou consultórios odontológicos.

Com uma perspectiva real de crescimento, o credenciamento vem se tornando uma saída para dentistas que desejam aumentar seu lucro e alcançar mais clientes neste momento de pandemia.

Como se credenciar?

O processo de credenciamento depende de cada convênio, mas geralmente é bem simples.

Antes de tudo, sempre recomendamos buscar convênios que sejam do seu interesse, levando em conta: 

• critérios de atendimento e credenciamento;
• procedimentos assegurados;
• número de pacientes/credenciados ativos;
• nota na ANS;
• Burocracias e processos

Assim você consegue analisar e encontrar as melhores alternativas para sua clínica.

Entre os documentos exigidos, geralmente os convênios exigem:

• Cartão atualizado do CNPJ de sua clínica;
• Contrato social de sua clínica;
• Comprovante de conta bancária;
• Alvará de funcionamento e de vigilância sanitária;
• Inscrição do negócio na prefeitura.

Vale destacar que cada empresa têm liberdade de exigir outros documentos. Portanto entre em contato com antecedência e fique atento a isso para não esquecer de nenhuma documentação.  

Atendimentos e pagamentos

Você é pago pelos tratamentos realizados em usuários do plano.

Geralmente, quando o paciente entra em contato para marcar uma consulta, ele se apresenta como usuário de plano odontológico ao qual sua clínica é credenciada.

Após o momento de checagem de informações e triagem, o paciente é atendido de acordo com sua necessidade e direitos adquiridos através do plano.

É importante que você conheça quais são os tratamentos possíveis de serem feitos em cada plano. Alguns, por exemplo, têm limites de uso e restrição de procedimentos.

Com o tratamento realizado, você precisa seguir alguns passos para documentação:

1. Emitir uma guia para cada consulta/tratamento que realizar;
2. Se você utilizou equipamentos durante o tratamento, eles devem ser destacados na guia para que receba o reembolso;
3. Ao final de cada mês, você deve checar as informações das guias e cadastrá-las em um sistema online para checagem e distribuição de pagamentos.

Assim como na documentação para cadastro, cada empresa de convênio têm liberdade de exigir outros passos para o pagamento.

O processo de credenciamento é fácil, porém bem burocrático. Por isso, é importante analisar essa oportunidade de forma mais profunda antes de tomar qualquer decisão.

Mercado de convênios odontológicos em 2021

Mesmo em meio a pandemia do Coronavírus, os planos odontológicos tiveram recorde de adesões em 2020, segundo dados da NAB, nota divulgada pelo Instituto de Estudos de Saúde Suplementar (IESS).

O total de beneficiários de planos de saúde exclusivamente odontológicos avançou 4,9% nos 12 meses marcados pela pesquisa e passou a atingir cerca de 27,2 milhões de brasileiros.

Este é o maior número já registrado pelo IESS e ainda tem um enorme potencial de expansão. 

Isso porque a pandemia gerou nos brasileiros uma maior conscientização da importância de contar com o benefício.

No geral, 21 estados registraram crescimento anual no número total de adesões a planos odontológicos em 2020. 

São Paulo foi o estado com maior crescimento, com 5,9% de aumento (de 8,8MM para 9,4MM em 12 meses). 

Minas Gerais e Pernambuco também apresentaram crescimento surpreendente neste período.

Além disso, a tecnologia e inovação vai estar cada vez mais presente neste mercado. Com isso, podem ser levantadas algumas tendências e hipóteses do que nos espera no futuro:

• Venda de produtos individuais ou familiares por meio de canais de varejo diversos e do e-commerce.
• Maior representatividade na aquisição do plano odontológico com adesão coletiva.  
• Permanência do tele atendimento, mesmo após a pandemia ser definitivamente controlada. 

As previsões de crescimento de mercado, aliado a um foco maior nos clientes, são pontos chave para guiar os planos odontológicos a novos patamares de qualidade e satisfação.

Agora que vimos como o mercado de planos está se movimentando no Brasil, vamos conhecer um pouco das vantagens e desvantagens desta modalidade para os dentistas.

Vantagens

Como vimos anteriormente, o mercado de planos está em crescente expansão e cada vez mais os convênios se tornam importantes aliados para dentistas de todo o Brasil. 

Entre as principais vantagens estão:

• Aumenta a visibilidade da sua clínica, trazendo um maior fluxo de clientes.

Para novos dentistas e clínicas recém abertas, esta é uma ótima oportunidade de divulgar seus serviços e conquistar novos clientes. 

Mesmo sendo pacientes do plano, posteriormente, essas pessoas podem fazer indicações e até mesmo voltar para realizar outros procedimentos não cobertos pelo plano.

• Publicidade gratuita e redução de custos para aquisição de clientes

Quando um usuário do plano procura por atendimento, eles têm acesso a nome, endereço e principais especialidades da sua clínica. É um modelo no qual o cliente vem até você. 

• Pacientes fiéis

A verdade é que muita gente não tem o hábito de frequentar um dentista rotineiramente. E isso pode ser por medo ou falta de costume.

Independentemente do motivo, quando ele te procurar, é necessário que o cliente se sinta confortável, bem tratado e atendido. 

Ao ganhar a confiança do seu paciente, ele voltará a te procurar futuramente, ganhando assim um cliente fiel.

Desvantagens

Até aqui, o convênio vem se mostrando uma alternativa interessante, mas é preciso entender também as desvantagens deste processo.

• Processo burocrático para realizar tratamentos

Já vimos um pouco desta burocracia no momento de credenciamento e pagamento. Todo este processo, atrapalha e atrasa a vida do dentista e do próprio paciente, que sofre com a demora no tratamento.

Vários dentistas acabam desanimando deste tipo de atendimento por conta da dificuldade encontrada com um processo lento, desatualizado e extremamente burocrático.

• Fluxo de Pacientes x Pouco Retorno Financeiro

Este ponto é uma das principais desvantagens encontradas neste modelo de atendimento. 

Para tornar os atendimentos via plano mais lucrativos, os dentistas acabam tendo que atender de forma mais rápida os pacientes para conseguir alocar mais e mais consultas em um dia.

Os valores repassados, muitas vezes, estão abaixo do mercado e você ainda gastará com equipamentos, custos de locação e funcionários. 

No fim, se torna inviável manter a operação da sua clínica somente com atendimentos via plano.

E tem uma outra questão para se ter cuidado. Atendimentos apressados muitas vezes gera uma redução da qualidade dos serviços prestados. 

Dessa forma você só terá pacientes insatisfeitos que nunca mais voltam e acabam buscando a concorrência.

• Pagamento baixo e demorado

Aliado ao tópico anterior, muitas operadoras oferecem um pagamento bem abaixo do que é esperado para alguns procedimentos. Esse fator é mais visto em localidades onde há um alto número de credenciados.

É a lei de oferta e demanda que domina este mercado e que o torna um negócio não rentável a longo prazo.

• Dificuldade de comunicação

Para complicar ainda mais, o processo de comunicação com os convênios também é bem complicado, tornando a relação entre credenciado e convênio um problema.  

Como se livrar da dependência dos convênios 

A decisão de se credenciar a um convênio nem sempre é a mais fácil de ser tomada. 

Contar com este credenciamento pode ser um grande diferencial principalmente para quem está no começo da carreira e ainda não tem um nome firmado no mercado.

Mas é o tipo de relação que não se mantém a longo prazo, em termos de comunicação, rentabilidade e qualidade de serviços.

Contar com um sistema de gestão é um dos caminhos principais para quem deseja não ter mais que depender dos convênios para ter clientes, focando em clientes particulares que trazem mais lucro e tratamentos mais gratificantes.

• Invista em atrair clientes particulares

Esta não é uma tarefa fácil, mas que é crucial para o sucesso da sua clínica.

Para isto, você pode investir em criar conteúdo nas redes sociais para atrair públicos interessados e até mesmo fazer anúncios pela internet, via Facebook, Instagram e Google.

E também pode incentivar a indicação dos seus pacientes, até mesmo os que vêm pelos planos. A melhor publicidade ainda é a boca a boca (e tem tudo a ver com seu negócio).

A ideia aqui é construir uma lista de pessoas interessadas nos seus atendimentos e procedimentos. Então atrair a atenção é algo primordial.

Assim que atraí-los, pode-se utilizar o sistema de gestão para otimizar a relação entre paciente-dentista.

• Comunicação eficiente e organização da agenda

Se organizar é algo vital e a agenda é um dos corações da sua clínica. Afinal, é por lá que se faz todo o controle da rotina de pacientes e dentistas, consultas e procedimentos.

Conseguir agendar a primeira consulta já é uma grande conquista, mas é preciso se atentar para continuar mantendo uma boa comunicação com seu paciente. 

Se você está cansado de pacientes que marcam a consulta e não comparecem, contar com um sistema de automatização de confirmação de consulta é algo importantíssimo. 

Assim você otimiza seu processo de follow-up com os pacientes, aumentando a eficiência da sua clínica e diminuindo os espaços vagos causados por não comparecimento. 

O Bluedental faz esta comunicação via e-mail e sms solicitando a confirmação do paciente no prazo que você definir (recomendamos um prazo mínimo de 24h). 

E você acompanha a resposta do paciente em tempo real pelo painel de agendamento.

• E não se esqueça do retorno!

Muitas vezes, com a correria do dia a dia, o paciente acaba se esquecendo de uma consulta marcada. Isso significa que se seu processo de acompanhamento não estiver sendo feito corretamente, você estará perdendo dinheiro.

Por isso, investir na automatização de mensagens de confirmação e retorno é super importante para melhorar a comunicação com o paciente e fidelizá-lo. 

Além de garantir mais eficiência, otimizar custos e evitar desperdício de tempo com tarefas manuais.

• Prontuário de paciente integrado com Odontograma

Ter todas as informações do paciente integradas e localizadas em um único local facilita a comunicação e o andamento das consultas. 

Além de reduzir o tempo em tarefas extremamente manuais para gerir e guardar documentos dos seus pacientes, podendo cometer erros durante este processo.

Com um sistema de gestão como o Blue Dental você tem todas as informações, documentos, mensalidades e pagamentos feitos pelo cliente em um prontuário digital bem intuitivo e completo.  

O sistema ainda conta com um odontograma digital completo e pensado para facilitar seus processos. É integrado com as outras funcionalidades do sistema, como: prontuário eletrônico, geração de faturas e o recibo do paciente.

• Facilidade de processos automáticos

Uma das grandes vantagens deste modelo, é a possibilidade de gerar os documentos do paciente logo após o preenchimento no sistema.

Recibos, contratos, odontogramas, fluxos de pagamentos, prontuários… 

Todos podem ser automaticamente gerados, seguindo os padrões exigidos de forma fiscal e legal.E ficam disponíveis e organizados no cadastro do seu cliente de forma rápida, segura e totalmente digital.

• Geração automática de contrato e financeiro

O BlueDental conta com um sistema exclusivo que possibilita gerar um contrato e faturas de pagamento de um cliente de acordo com os tratamentos necessários. 

Isto facilita e agiliza todo o processo de fechamento e negociação, podendo ser enviado ao email do cliente com apenas 1 clique.

• Opções facilitadas de pagamento e controle financeiro

Facilite a gestão financeira da sua clínica odontológica com uma solução que automatiza e controla o parcelamento de pagamento. 

Contar com este tipo de automação garante processos seguros, confiáveis e que geram confiança no seu paciente. 

Após avaliar e indicar os tratamentos necessários ao cliente, você consegue com poucos cliques otimizar a geração de faturas e pagamentos da forma que quiser.

E ainda pode:

• Incluir descontos cabíveis e negociados;
• Decidir a forma de pagamento e em que local será creditada;
• Informar se será um pagamento único ou mensal;
• Além de poder incluir um valor de entrada e quantidade de parcelas.

Assim você consegue ter todos os dados relevantes sobre o paciente, garantir uma gestão eficiente do seu fluxo de caixa, acompanhar os status de pagamento e ser lembrado de faturas a receber.

• E muitas outras vantagens que descomplicam a gestão da sua clínica.

Cuidar de uma clínica odontológica é um sonho desafiador para muitos dentistas, mas não precisa ser um bicho de sete cabeças.

A inovação e tecnologia permitiram ter um modelo simplificado e bastante eficiente de gestão, que permite que os dentistas gastem mais tempo com o que realmente importa.

E quando você alia a inovação com pacientes particulares e rentáveis, sua operação pode decolar e atingir o sucesso.

Esta é a missão do Bluedental. Ajudar dentistas de todo o Brasil a investirem tempo em seus negócios enquanto simplificamos a gestão de suas clínicas.

Você pode conferir tudo o que podemos oferecer ao seu negócio durante  14 dias gratuitos. Aproveite esta chance!